Ketika tim sales memiliki lead baru, banyak dari mereka yang kehilangan peluang karena tidak adanya kerjasama yang baik antara tim sales representatif dan admin sales yang bekerja di kantor. Sedangkan penjualan akan berhasil apabila terjadi komunikasi yang baik antara sales representatif dengan admin sales yang selalu ditugaskan di kantor.
Untuk mengatasi masalah komunikasi antara sales representatif dengan admin sales, Ini yang harus dilakukan oleh tim sales ketika mendapatkan lead baru.
Tindakan sales representatif
Ketika sales representatif pertama kali mulai melakukan proses, ia memulai dengan melakukan beberapa komunikasi baik melalui email maupun telepon. Bahkan cara ini pun terkadang cukup untuk menutup proses untuk pelanggan yang sepakat melakukan pembelian. Namun, untuk transaksi yang cukup besar, sales representatif harus mulai meeting dengan prospek tersebut. Disinilah letak komunikasi antara tim sales representatif dan admin sales untuk bekerjasama agar penjualan bisa terwujud.
Ketika sales representatif bekerja, ia akan menghabiskan lebih banyak waktu di jalan, yang tidak menutup kemungkinan kalau dia nantinya tidak menerima telepon dari prospek lainnya atau bahkan dari admin sales. Pada posisi seperti inilah perusahaan harus memiliki platform yang dapat memberi informasi kepada sales representatif apabila prospek lain melakukan komunikasi ke kantor untuk kejadian-kejadian tertentu.
Perubahan seperti ini dapat memberi pengaruh besar terhadap produktivitas sales representatif. Oleh karena itu, penggunaan platform yang dapat menjadi jembatan bagi sales representatif perusahaan dan admin sales mutlak harus dimiliki oleh perusahaan. Sehingga tidak ada lagi miss communications antar keduanya dalam bekerja. Proses pun dapat berjalan dengan baik, sehingga prospek pun akan tetap menjaga kepercayaannya.
Tindakan admin sales
Ketika prospek melakukan panggilan bukan pada sales representatif, tetapi melalui panggilan langsung ke kantor. Dengan ini, Admin sales harus bisa melanjutkan proses berdasarkan data yang sesuai antara data admin sales dengan sales representatif perusahaan untuk menjaga peluang atau pun untuk mempercepat penjualan.
Ketika perusahaan tidak memiliki data yang terkoneksi dengan baik, akan terjadi kesalahan yang sangat fatal yang dapat dilakukan oleh admin sales. Pasalnya, komunikasi prospek akan lebih banyak pada sales representatif. Pada kasus tertentu, prospek akan menghubungi kantor untuk memastikan proses atau untuk menanyakan proses selanjutnya.
Admin sales harus dapat membantu proses agar berjalan dengan baik dengan bertanya pada sales representatif. Selain harus memiliki komunikasi yang baik, ia harus mengetahui proses-proses yang sudah dilewati.
Sayanganya, metode komunikasi secara manual akan berakibat pada hilangnya lead yang sudah didapatkan. Terlebih lagi lead ini merupakan lead baru yang bisa lepas dengan cepat, karena ia masih memiliki kepercayaan yang minim terhadap perusahaan.
Baik sales representatif dan admin sales harus berkomunikasi dua arah secara cepat atau dengan memanfaatkan data. Data akan menjadi patokan bagi keduanya agar tidak ada satu pun proses yang terlewatkan. Sehingga peluang penjualan pun akan terbuka dengan baik.
Platform Customer Relationship Management (CRM) atau yang juga dikenal sebagai software/aplikasi hubungan pelanggan menjadi solusi tepat bagi perusahaan. Dengan platform ini, tim sales maupun admin sales dapat memperbarui data dengan cepat. Selain memperbarui, kedua tim dapat memantau aktivitas perubahan data tersebut secara real-time. Sehingga, potensi kesalahan informasi dapat dihindari dan proses penjualan pun dapat berlangsung dengan baik.
Ilustrasi (c) Unsplash.com