Follow up prospek setelah meeting merupakan tindakan yang harus dilakukan oleh sales representatif untuk memastikan bahwa proses yang sudah dilakukan tidak ada hal yang salah dari hasil pertemuan tersebut. Untuk itu, Salesperson harus siap memfollow up prospek pada periode 24 jam hingga 1-2 minggu pasca-meeting tersebut.

Berikut adalah cara follow up pasca-meeting yang benar dan harus dilakukan oleh prospek.

1. Melihat catatan/mendengar rekaman meeting

Sesaat setelah melakukan meeting lihat catatan atau dengarkan kembali rekaman percakapan dengan prospek. Temukan poin-poin penting yang menjadi pusat masalah dari prospek. Meskipun ini tidak berhubungan langsung dengan follow up dengan prospek, cara ini tentu akan memudahkan Anda untuk membahas apa saja yang perlu diselesaikan oleh prospek dengan berbekal solusi yang Anda miliki melalui produk/layanan Anda.

2. Identifikasi masalah terbesar dari prospek yang memiliki urgensi

Masih berkaitan poin pertama, pada bagian ini Anda harus menemukan masalah terbesar dari prospek yang memiliki nilai urgensi yang lebih besar dibandingkan masalah-masalah lain. Masalah besar ini tentu menjadi penghambat utama bagi prospek. Jika Anda berhasil menemukan masalah utama dan mampu menutupi masalah tersebut dengan solusi produk yang tepat, tidak ada alasan lagi bagi prospek untuk menunda-nunda pembelian.

3. Temukan kontak prospek-prospek yang sudah meeting dengan Anda selama (max) 24 jam terakhir

Setelah 24 jam, temukan kembali semua prospek yang sudah bertemu dengan Anda sebelumnya. Kontak tersebut dapat berupa kartu nama, email maupun nomor telepon. Setelah Anda menemukan, cocokkan kembali hasil meeting sebelumnya dan persiapkan diri untuk melakukan follow up.

4. Kirimkan email terima kasih kepada prospek

Bentuk follow up pertama yang dapat Anda lakukan adalah dengan mengirimkan email terima kasih kepada prospek. Ini perlu dilakukan guna membuat prospek merasa diperhatikan. Tak harus email, jika memang Anda ingin mengirimkan surat fisik kepada prospek, tentu hal ini juga bisa Anda lakukan. Satu hal yang perlu Anda perhatikan dalam mengirimkan ucapan terima kasih kepada prospek.

• Pastikan Anda memasukkan informasi prospek dengan tepat. Mulai dari nama, perusahaan, posisi prospek di perusahaan.

• Konten singkat namun jelas

• Menggunakan tata bahasa yang profesional

5. Lakukan follow up kedua setelah satu minggu

Jika Anda tidak mendapatkan balasan dari follow up pertama (#4) selama satu minggu. Cobalah untuk menghubungi prospek Anda kembali, baik melalui telepon maupun email. Semua bergantung pada budaya atau kebiasaan dari perusahaan Anda dalam memfollow up prospek.

6. Follow kembali jika 2-5 kali dalam beberapa minggu pasca-follow up kedua

Jika Anda tetap tidak mendapatkan jawaban dari follow up pertama dan kedua, lakukan follow up lanjutan beberapa kali dengan jarak minimum satu minggu dan maksimal dua minggu. Mengapa harus menunggu 1-2 minggu? Ini perlu dilakukan agar Anda tidak mengganggu prospek melalui eail-email follow up dari Anda.

7. Tinggalkan prospek Anda

Jika setelah lebih dari 7 kali follow up prospek tetap tidak memberikan respon, ini adalah waktu yang tepat bagi Anda untuk meninggalkan prospek ini. Ini artinya prospek tidak memiliki minat untuk menggunakan produk Anda saat ini. Meski demikian, jangan putus hubungan Anda dengan prospek, jangkau mereka melalui email setiap 1 – 2 bulan sekali dengan penawaran-penawaran produk Anda. Cara lain yang dapat dilakukan agar prospek tetap mengingat Anda adalah dengan mengikuti media sosial dari prospek. Seperti memberikan komentar kiriman atau ikut membagikan kiriman prospek yang menurut Anda bermanfaat atau pantas untuk dibagikan dengan jaringan Anda.

Itulah beberapa tips untuk memfollow up prospek setelah melakukan meeting yang dapat kami berikan kepada Anda. Jangan lupa untuk terus mengikuti blog kami dengan mendaftarkan email Anda pada form subscribes di bawah ini.