Menghadapi prospek potensial tentu harus memberikan layanan yang baik. Selain untuk meningkatkan kepercayaan juga untuk memperbesar peluang pembelian. Salah satu upaya yang dilakukan ialah dengan kecepatan kita dalam merespon calon pelanggan.
Jika kita belajar pada sebuah kasus yang mungkin Anda juga sangat sering mengalaminya sendiri. Tentu Anda akan dapat memberikan yang terbaik untuk prospek Anda. Sebagai contoh, ketika Anda ingin melakukan pembelian, anggap saja produk yang akan Anda beli adalah motor second. Dikarenakan kebutuhan Anda yang sangat mendesak dan benar-benar membutuhkan motor dalam waktu cepat, Anda tidak hanya mencari motor pada satu orang. Anda mencari beberapa penjual motor second dan mulai melakukan kontak dengan penjual-penjual tersebut.
Penjual A yang Anda hubungi memiliki respon yang sangat lambat untuk melakukan negosiasi. Penjual B memiliki respon yang baik sedangkan penjual C tidak pernah merespon Anda. Penjual A merupakan pemilik motor dengan merek dan model yang sesuai keinginan Anda, Penjual B adalah pemilik motor dengan merek beda dan model yang tentu berbeda pula. Sedangkan Penjual C memiliki merek dan model yang sesuai dengan keinginan Anda.
Dari situasi tersebut, ketika Anda melakukan kontak dengan penjual A dengan respon lambat, mungkin Anda akan memberikan waktu sampai penjual membalas/menjawab pertanyaan Anda. Untuk penjual C pasti sudah Anda eliminasi karena tidak merespon pesan yang Anda kirimkan. Disisi lain, penjual B terus melakukan komunikasi dengan Anda, melayani Anda, menjawab semua pertanyaan Anda dan bernegosiasi baik, mendengar kondisi motor masih baik dan Anda yakin dapat memberikan solusi dari kebutuhan Anda, tentu Anda akan memilih motor yang ditawarkan oleh penjual B.
Berdasarkan cerita tersebut, tentu Anda akan mulai berpikir bahwa respon cepat, komunikasi yang baik akan menjadi penentu bagaimana prospek melakukan pembelian. Karena faktor utama dalam pembelian selain kebutuhan juga komunikasi. Ketika komunikasi dengan penjual tidak lancar, peluang pembelian pun juga akan mengecil. Begitu juga dalam konteks perusahaan, semakin baik komunikasi dengan pelanggan semakin besar pula peluang penjualan.
Apakah semua perusahaan selalu meningkatkan penjualan dengan melakukan respon cepat?
Tidak, berdasarkan hasil riset yang dilakukan oleh Harvard Business Review, dari 2,241 perusahaan yang di audit di Amerika Serikat menghasilkan sebesar 37% perusahaan merespon prospek dalam jangka waktu 0-1 jam dan 16% dari mereka melakukan respon pada kisaran 24 jam, 24% lainnya merespon prospek lebih dari 24 jam dan sisanya 23% tidak merespon semua pelanggan.
Dari hasil riset tersebut membuktikan bahwa jumlah perusahaan yang mengutamakan kecepatan dalam memberikan respon terhadap prospeknya adalah yang tertinggi. Yang mana, ini menandakan bahwa sebagian besar perusahaan lebih peduli dengan prospek-prospek yang mereka miliki.
Jika digabungkan dengan hasil riset lain pada tahun 2007 lalu, membuktikan bahwa tim sales yang memberikan respon dalam kurun waktu 0-5 menit memberikan peluang closing yang lebih besar dibandingkan dengan mereka yang merespon lebih dari 30 menit.
Artinya, jika Anda ingin mendapatkan pelanggan baru, strategi utama yang harus Anda lakukan ialah dengan memberikan respon yang baik untuk prospek-prospek Anda. Menjaga komunikasi, melayani prospek, memberikan solusi, memberikan pilihan akan lebih berpengaruh pada closing dibandingkan menawarkan produk atau hanya terkesan menjual produk.