Bisnis dipenuhi dengan data, apakah mereka menyadarinya atau tidak, hal ini akan berakhir pada penggunaan data. Yang menjadi tantangan adalah, bagaimana bisnis memilih untuk menangani dan merawat data mereka adalah yang mencerminkan etika mereka, dan pada akhirnya menjadi pendorong atau merupakan faktor dalam efisiensi operasional mereka. Sederhananya, data yang buruk memengaruhi segalanya baik memengaruhi pendapatan, upaya pemasaran, retensi pelanggan, kepuasan karyawan, produktivitas tim, dan banyak lagi.
Maka dari itu menemukan dan memulihkan data yang buruk haruslah dilakukan oleh perusahaan. Sehingga perusahaan akan memiliki data pelanggan dan prospek yang bersih dan bersumber secara etis sangat penting, tetapi itu bukanlah tugas yang mudah. Berikut adalah beberapa tips untuk manajemen data perusahaan agar terhindar dari data yang buruk.
1. Pahami dari mana data Anda berasal
Dalam bisnis, sering ada ketidaksejajaran antar departemen mengenai siapa yang bertanggung jawab atas kualitas data saat masuk ke sistem CRM. Sementara tim penjualan, pemasaran, dan pelanggan biasanya memasukkan proporsi terbesar dari data pelanggan dan prospek, itu jatuh ke administrator CRM untuk kemudian mengelola sistem CRM dan memastikan kualitas data yang berkelanjutan. Namun, administrator menghadapi perjuangan berat untuk memastikan bahwa semua yang dimasukkan tim ini akurat, bersih dari data yang tidak berkualitas. Paling sering terjadi juga adalah administrator CRM gagal untuk memastikan data tetap up to date, sehingga hal ini membuat banyak data tak berkualitas yang tersimpan pada sistem.
Untuk mengurangi masalah ini, penting untuk mengidentifikasi dengan jelas dari mana data Anda berasal. Tanyakan: Departemen mana yang memasukkan data ini ke dalam sistem? Apakah itu ditarik dari database lain dan seberapa sering database itu diperbarui dan apakah ada cara untuk melakukan pembaruan data secara otomatis guna menerima pembaruan untuk data tersebut?
Privasi dan keamanan data menjadi risiko yang lebih besar bagi organisasi setiap hari. Mengotomatiskan sebanyak mungkin proses standarisasi dan kebersihan data Anda adalah kunci untuk memastikan data berkualitas tinggi dalam skala besar di seluruh organisasi Anda.
2. Standarisasi bagaimana dan di mana data disimpan dan dipelihara sebelum mengimpornya ke sistem CRM Anda
Setelah bisnis memahami dari mana data mereka berasal, mereka dapat memulai proses pembersihannya. Perlu diketahui bahwa, akan jauh lebih mahal untuk memulihkan data setelah dimasukkan ke dalam sistem, jadi bisnis harus fokus pada pembersihan data sebelum mencapai titik masuk yang tak dapat dikontrol. Ketika Anda tidak melakukan pembaruan data, maka akan semakin banyak waktu yang dihabiskan untuk memperbarui data tersebut di masa yang akan datang. Artinya, lebih baik Anda melakukan standarisasi untuk input data. Ada banyak hal yang harus diperhatikan. Seperti format nama, format nama perusahaan dan sebagainya. Ini merupakan bagian penting yang dapat membuat duplikasi.
Contoh sederhana, ketika salah satu tim selalu menggunakan nama lengkap, sedangkan tim lainnya lebih suka memperpendek nama, maka ini akan terjadi duplikasi data. Contoh, penggunaan nama Muhammad Khoirul Anam, dengan M. Khoirul Anam yang seharusnya 1 orang akan menjadi dua data. Inilah yang disebut dengan data tidak berkualitas karena tidak ada standarisasi. Maka dari itu, ajarkan tim Anda untuk menginput data sesuai standar yang Anda tetapkan.
3. Lakukan perubahan pada sistem data Anda dengan hati-hati dan seperlunya
Sangat mudah bagi bisnis untuk begitu fokus pada efisiensi sehingga mereka melupakan untuk memprioritaskan kebutuhan penting saat menyesuaikan sistem CRM. Kebutuhan hari ini dapat dengan cepat dilupakan seminggu, sebulan atau setahun dari sekarang. Pastikan penyesuaian yang Anda buat hari ini didokumentasikan dengan baik dan audit secara teratur apakah kebutuhan data Anda telah berkembang dari waktu ke waktu atau tidak.
Ketika pengguna dapat dengan mudah melihat dan mengedit data dengan akurat, pekerjaan mereka menjadi lebih mudah dan mereka cenderung mempercayai dan lebih suka dalam menggunakan sistem CRM. Perlu juga dicatat bahwa semakin banyak perubahan sistem dan penyesuaian yang Anda buat, semakin banyak waktu yang dihabiskan untuk menyimpan dan memelihara data. Seperti disebutkan sebelumnya, memastikan bahwa Anda mendokumentasikan semua perubahan sistem, dan mengomunikasikannya ke setiap departemen untuk kemudahan penggunaan yang berkelanjutan, bersama dengan audit rutin data Anda di seluruh organisasi Anda sehingga Anda dapat menjaga agar CRM Anda tetap beroperasi seefisien mungkin. Semakin kompleks sistem yang Anda berikan, pengalaman yang lebih lambat dan lebih membuat frustrasi bagi tim Anda, yang berarti bahwa tim akan berhenti memercayai dan menilai data yang dimaksudkan untuk disediakan oleh sistem sejak awal.