Tidak ada kata sempurna di dunia ini, termasuk dalam dunia bisnis antara perusahaan dengan pelanggan. Sebaik-baiknya pelayanan yang telah Anda berikan pasti akan ada kekurangan yang bisa datang kapan pun tanpa Anda ketahui. Kekurangan ini pun dapat berubah menjadi masalah serius yang berujung pada perbedaan pendapat antara perusahaan dan pelanggan. Kondisi ini pun dapat nerimbas pada berhentinya pelanggan menggunakan produk yang Anda jual karena merasa tidak cocok lagi dengan pelayanan yang Anda berikan.
Pelanggan yang memiliki hak untuk menilai setiap pelayanan yang diberikan oleh perusahaan, dapat dengan mudah mengambil keputusan dalam menjalankan kerjasama atau memutusnya saat itu juga. Artinya, Anda pun mengalami kehilangan satu pelanggan penting yang dapat mendukung bisnis Anda.
Untuk menghindari kondisi ini berlangsung lama, berikut adalah beberapa cara untuk menyelesaikan masalah dengan pelanggan-pelanggan Anda.
1. Berhenti sejenak, jangan menghubungi atau merespon pelanggan, tetapi Anda harus berpikir untuk menemukan solusi terbaik
Apabila Anda merasa email yang dikirimkan oleh pelanggan semakin membuat Anda emosi, cobalah untuk menghindar sebentar. Maksimal 24 jam, untuk menghindari amarah yang lebih besar dari pelanggan Anda. Maksimalkan waktu tersebut untuk Anda gunakan sebagai waktu untuk memikirkan solusi terbaik dengan pelanggan Anda. Apabila Anda sudah siap, hubungi pelanggan Anda kembali. Jangan menunggu pelanggan mengirimkan email lanjutan, karena ini hanya akan menambah masalah Anda dengan pelanggan.
2. Mencari solusi atau opsi lain
Jika Anda sudah memikirkan solusi untuk masalah yang dihadapi, tetapi pelanggan tetap tidak menerima solusi yang Anda berikan, maka Anda harus menyiapkan solusi-solusi lain yang sekiranya dapat membantu menyelesaikan masalah. Jangan memaksakan solusi yang sudah ditolak, karena ini juga dapat membawa Anda pada masalah yang lebih besar.
3. Memahami kapan Anda harus menyerah
Ketika pelanggan tidak dapat menerima solusi-solusi yang telah Anda tawarkan, maka Anda harus memahami kapan Anda harus menyerah atau melepaskan pelanggan tersebut. Kaji lebih jauh, buatlah berbagai pertimbangan, jika Anda yakin apa yang diminta oleh pelanggan tidak dapat Anda penuhi, akhirilah dengan permintaan maaf pada pelanggan karena Anda tidak dapat memenuhi permintaannya tersebut.
Kesimpulan:
Masalah antara pelanggan dan perusahaan memang bisa menjadi mimpi buruk untuk bisnis Anda. Tetapi, Anda juga memiliki kekuatan untuk menerima atau menolak pelanggan-pelanggan yang terlalu berlebihan dalam meminta perusahaan untuk memenuhi keinginannya. Sebaiknya, Anda harus memikirikan jalan yang benar-benar paling baik untuk menyelamatkan bisnis Anda.
Ilustrasi (c) Unsplash.com