Salah satu pertanyaan yang sangat sering diajukan oleh semua sales di mana pun yang merasa bahwa dirinya mengalami kesulitan untuk menentukan waktu follow up yang diutarakan adalah “Seberapa sering saya harus mem-follow up prospek melalui email agar bisa mencapai penjualan?”. Tentu, tidak ada satu orang sales profesional pun yang dapat memahami hal tersebut, mengingat setiap prospek memiliki pola yang sangat berbeda-beda. Artinya, yang benar-benar mengetahui kapan Anda harus melakukan follow up terhadap prospek adalah diri Anda sendiri.
Interaksi yang terjadi antara Anda dengan prospek menjadi titik penting untuk memulai follow up yang Anda lakukan dengan prospek. Dengan penggunaan platform CRM atau dengan alat yang dapat membantu Anda memonitor email akan sangat membantu Anda mengetahui pola interaksi tersebut. Meskipun, kami tidak bisa memberikan jawaban pasti tentang seberapa sering Anda harus melakukan follow up, berikut adalah beberapa hal yang dapat Anda jadikan pertimbangan untuk melakukan follow up.
1. Follow up terhadap prospek yang memiliki minat, memberikan respon positif namun hanya sekali respon.
Prospek ini seperti menunjukkan minatterhadap produk dan layanan yang Anda tawarkan pada saat merespon email Anda untuk pertama kali. Mereka pun memberikan respon positif terhadap email Anda. Sayangnya, respon ini hanya mereka berikan satu kali saat menerima email pertama. Setelahnya, tidak ada respon dari prospek ini. Untuk mem-follow up prospek ini, Anda perlu mengirimkan beberapa email follow up, kemudian setelah beberapa percobaan masih sama, Anda bisa mengirimkan email untuk menanyakan apakah Anda masih diizinkan untuk megirimkan email follow up atau tidak. Jika pada email terakhir ini Anda tidak mendapatkan respon, sebaiknya Anda mulai menghentikan follow up dengan prospek ini.
2. Follow up terhadap prospek yang menunjukkan minat kecil, tetapi ia selalu membuka dan mengklik email Anda, hanya saja tidak memberikan respon.
Prospek ini seperti silent reader untuk email yang Anda kirimkan. Ia mengikuti semua email follow up karena ada minat darinya untuk menggunakan produk/layanan Anda. Hanya saja, ia tidak menemukan hal yang dapat mendorong mereka untuk mengambil tindakan memberikan respon atas email Anda. Guna menghadapi prospek ini, Anda perlu melakukan follow up dengan fokus pada nilai produk dan layanan serta email yang berisikan solusi-solusi yang dapat Anda tawarkan kepada prospek. Ketika nilai dan solusi tersebut dapat meyakinkan prospek, saat itu pula ia akan mulai memberkan respon terhadap email Anda.
3. Follow up terhadap prospek yang tidak memberikan respon dan tidak memiliki tanda-tanda minat terhadap produk/layanan Anda
Satu prospek sudah Anda hubungi berulang kali melalui email. Berbagai macam metode follow up sudah Anda coba, tetapi tidak ada tanda-tanda kalau email Anda sudah dibaca oleh prospek. Ketika email Anda terdeteksi tidak dibuka oleh prospek itu artinya tidak ada interaksi sama sekali. Menghadapi prospek seperti ini, yang perlu Anda lakukan adalah dengan mulai mengirimkan beberapa email follow up dengan jeda beberapa minggu untuk masing-masing email. Anda dapat mencoba 4 – 8 kali email. Apabila tidak ada respon setelah email ke-8, ada baiknya Anda mulai berhenti mengirimkan email. Cobalah untuk menghubungi prospek melalui telepon dan tanyakan kepada mereka mengenai peluang untuk melakukan follow up ulang. Jika mereka tidak memberikan izin, itu artinya Anda harus benar-benar berhenti dalam menghubungi prospek ini.
Kesimpulan
Follow up bisa Anda lakukan beberapa kali yang harus disesuaikan dengan minat prospek dan potensi yang Anda lakukan. Mengirimkan banyak email itu boleh, tetapi Anda harus memberikan jarak atau jeda yang cukup untuk menghindari email Anda dianggap sebagai pengganggu bagi prospek. Minimum, Anda harus memberikan jarak satu minggu sebelum melakukan follow up ulang.
Ilustrasi (c) Unsplash.com