Puluhan tahun yang lalu perusahaan beralih dari menggunakan dokumen tradisional dengan menggunakan komputer. Metode penyimpanan pun berubah dari dokumen fisik menjadi dokumen non-fisik yang di simpan pada harddisk dan sejenisnya. Hadirnya komputer berhasil mengurangi pengeluaran perusahaan untuk membeli kertas/buku sebagai tempat menyimpan data-data penting perusahaan.
Jumlah data yang terus bertambah membuat perusahaan mengeluarkan biaya lebih untuk membeli media penyimpanan data perusahaan. Selain itu, kerusakan harddisk yang tidak memiliki backup data membuat perusahaan harus berpikir ulang untuk menyelamatkan data-data mereka. Dari yang awalnya hanya memiliki satu harddisk perusahaan harus membeli dua harddisk sebagai tempat untuk meningkatkan keamanan data yang mereka miliki.
Beruntungnya saat ini teknologi cloud hadir untuk memudahkan perusahaan dalam menyimpan data. Perusahaan mulai mengalihkan media penyimpanan dari penyimpanan lokal pada cloud storage. Tak hanya beralih dari penyimpanan data, entreprise saat ini pun banyak yang beralih menggunakan Software as a Service (SaaS) untuk menunjang efisiensi perusahaan. Banyak software yang hadir dengan teknologi cloud ini seperti spreadsheet, word, software kasir, software akuntansi hingga software hubungan pelanggan (CRM).
Mengapa enterprise memilih untuk beralih ke cloud? Ada beberapa alasan utama yang membuat perusahaan memutuskan untuk menggunakan cloud.
1. Pembaruan sistem yang lebih mudah
Berbeda dengan software lokal, SaaS memudahkan penggunanya untuk melakukan pembaruan sistem. Ketika penyedia melakukan pembaruan sistem, penggunanya dapat secara langsung melakukan pembaruan tanpa harus melakukan pemasangan ulang. Pengguna juga tidak perlu membayar ulang untuk mendapatkan pembaruan tersebut.
2. Paket SaaS dapat mencakup semua kebutuhan
Ada beberapa penyedia SaaS yang memberikan semua fitur yang berhubungan pada satu tempat. Sebagai contoh pada sistem CRM, dengan menggunakan Cloud Based CRM, pengguna tidak perlu lagi membuat laporan pada spreadsheet hasil kerja harian, mingguan maupun tahunan tim Anda. Dalam menjaga hubungan dengan pelanggan perusahaan tentu akan menyimpan data-data seperti kontak pelanggan, riwayat pelanggan, riwayat penawaran, riwayat pembelian dan lain sebagainya pada tempat yang berbeda-beda. Dengan Cloud Based CRM, pengguna sudah mendapatkan semuanya dalam satu tempat yang terpusat.
Kemudahan seperti ini tidak hanya dapat dirasakan pada CRM saja, tetapi pada software-software cloud lainnya sesuai penawaran dari masing-masing provider.
3. SaaS dapat sinkronisasi dengan cepat
Cara tradisional membutuhkan waktu yang lebih lebih lama untuk melakukan sinkronisasi data. Sebagai contoh, untuk mengetahui laporan penjualan, perusahaan harus memindahkan semua data dari tim sales dan marketing pada satu tempat yang dikerjakan oleh admin. Laporan tersebut belum tentu dapat diselesaikan dalam satu hari.
Lain halnya dengan implementasi SaaS, tim sales dan tim marketing dapat menggunakan SaaS khusus penjualan dan membuat laporan secara langsung melalui smartphone atau komputer kantor. Setelah input data tersebut selesai, semua tim dapat melihat perubahan data tersebut tidak lebih dari 1 menit (tergantung koneksi internet dan kapasitas data).
4. Dapat digunakan sesuai kebutuhan
Menggunakan cara tradisional menyulitkan perusahaan ketika penyimpanan sudah tidak lagi mencukupi. Sedangkan dengan SaaS, perusahaan dapat melakukan perubahan sesuai kebutuhan dengan mudah.
Sebagai contoh, ketika harddisk penuh, perusahaan harus membeli harddisk baru. Ketika hardisk baru tersebut dipasang pada komputer, maka tidak ada data pada harddisk tersebut. Satu-satunya cara agar data bisa diakses, perusahaan harus membeli harddisk dengan kapasitas yang lebih tinggi dan memigrasi data ke harddisk baru. Sebaliknya jika Anda menggunakan SaaS, ketika perusahaan membutuhkan kapasitas yang lebih tinggi, pelanggan hanya perlu membayar sedikit tambahan biaya untuk meningkatkan kapasitas media penyimpanan Anda. Dengan penambahan tersebut, Anda juga tidak perlu memigrasi data Anda.
5. Data lebih aman
Menggunakan SaaS merupakan cara terbaik untuk mengamankan data Anda. Karena, setiap data yang Anda miliki disimpan pada beberapa server yang terintegrasi. Jadi, ketika 1 server mengalami kerusakan, data Anda tetap dapat diakses. Ketika data pada server utama rusak, Anda dapat meminta data cadangan dari penyedia.
Ada banyak hal yang menyebabkan kerusakan data seperti kerusakan harddisk, kerusakan komputer baik karena kesalahan manusia mapun akibat bencana alam. Dengan SaaS, Anda tidak perlu khawatir, meskipun di tempat Anda mengalami kebanjiran atau listrik padam, Anda tetap bisa mengakses data-data yang Anda miliki dari smartphone Anda selama masih ada jaringan internet.
Itulah alasan-alasan mengapa enterprise saat ini lebih memilih untuk menggunakan cloud. Apakah Anda sudah siap beralih ke cloud?
Ilustrasi (c) Pixabay.com