Apakah Anda pernah mengalami kesulitan saat ingin membalas email klien karena terlalu banyak inbox? Mungkin ini adalah saatnya Anda mulai menambah seorang customer service agar bisnis Anda tetap berjalan dengan baik. Jika Anda saat ini memiliki bisnis yang mulai menunjukkan tanda-tanda pertumbuhan tidak ada salahnya jika Anda mempekerjakan seorang customer service.
Apakah Anda belum memiliki dana yang cukup untuk mempekerjakan seorang customer service dan inventaris kantor? Jika ia, Anda mulai melakukan salah satu cara yang kini sudah mulai populer yakni dengan mempekerjakan staff remote atau staff yang tidak perlu datang ke kantor untuk melaksanakan tugasnya.
Untuk mempekerjakan staff dengan cara remote ini, ada beberapa hal yang perlu Anda perhatikan. Selain untuk melihat laporan hasil kerja, Anda juga dapat memperhatikan bagaimana staff Anda bekerja. Berikut beberapa cara untuk mengatur tim customer service remote yang sukses.
1. Berbagi informasi dalam knowledge base perusahaan
Knowledge base ini tidak jauh beda dengan FAQ pada halaman khusus perusahaan untuk para pelanggannya. Knowledge base disini adalah tempat dimana tim customer service remote Anda mencari informasi mengenai hal-hal yang berhubungan dengan perusahaan mulai dari profil perusahaan, pengalaman perusahaan hingga informasi yang berhubungan dengan produk. Pastikan knowledge base yang Anda buat untuk tim CS remote Anda tersimpan dan dapat diakses dengan mudah dalam satu tempat.
2. Menggunakan Cloud Based Project Management
Email mungkin adalaha cara paling cepat untuk berkomunikasi dengan tim Anda. Tapi, tidak mungkin juga setiap ada proyek-proyek baru Anda harus mengirimkan email berbeda kepada tim sales Anda. Meskipun ini dapat diterapkan, hal terburuk yang bisa terjadi ialah kesulitan dalam mencari data saat diperlukan. Dengan Cloud Based Project Management, Anda dapat memusatkan semua proyek yang Anda buat untuk memudahkan tim CS Anda bekerja. Ketika sewaktu-waktu dibutuhkan kembali setelah lama tidak tersentuh, maka dengan Cloud Based Project Management ini tim CS Anda dapat mengakses dengan cepat karena sudah terpusat.
3. Audiens yang akan ditangani
Sebelum memulai, perhatikan bagaimana Anda memberikan tugas kepada tim CS remote yang Anda miliki. Serahkan tugas dengan jelas mengenai apa saja yang harus mereka lakukan, lihat perkembangannya. Contoh, Anda ingin fokus pada audiens dari Facebook, maka Anda harus memberikan pengetahuan yang detail kepada CS Anda bagaimana bekerja untuk menghadapi pelanggan/calon melalui Social Media tersebut. Hal ini berlaku untuk semua tugas yang akan Anda berikan.
4. Menggunakan software customer service.
Software customer service merupakan salah satu cara paling diutamakan untuk mempekerjakan tim CS remote ini. Mengapa demikian? Jika Anda pernah menggunakan platform online chat khusus CS, maka Anda pasti bisa melihat riwayat obrolan antara CS Anda dengan pelanggan/calon. Riwayat disini meliputi jumlah pelanggan/calon yang menghubungi via online chat, apa saja yang menjadi perbincangan dan statistik obrolan. Dengan demikian, Anda dapat dengan mudah mengawasi tim CS remote yang Anda miliki.
Mungkin menerapkan sistem ini memiliki tantangan untuk mengatur semua staff terutama yang memiliki waktu dan lokasi berbeda. Namun dengan implementasi sistem digital hal ini bisa dihapuskan dengan cara menyatukan tim Anda dalam satu tempat terpusat dalam bentuk digital.
Ilustrasi (c) Sales1CRM.com | Unsplash.com