Banyak pelaku bisnis merasakan bahwa sistem manajemen hubungan pelanggan (CRM) membuatnya lebih mudah untuk tetap berhubungan dengan klien dan prospek. CRM dapat menjadi alat yang hebat untuk memahami cara ideal untuk menjaga semua kontak Anda dengan pelanggan saat ini dan pengatur tugas yang lebih cerdas dengan membantu Anda untuk memastikan bahwa tidak ada yang kelewatan. Tetapi untuk memaksimalkan CRM, Anda perlu mengaturnya. Sama seperti menjaga apapun di depan Anda tetap rapi, sistem CRM membutuhkan fondasi penyimpanan data dengan baik agar semua terlihat rapi. Berikut adalah beberapa strategi untuk membantu Anda mengatur sistem CRM yang Anda gunakan:
1. Membiasakan diri pada sistem CRM
Banyak dari kita yang begitu tergesa-gesa sehingga kita tidak ingin memakan waktu lama untuk memahami tutorial atau membaca panduan bermanfaat untuk memaksimalkan CR. Hal ini dapat mengakibatkan kecerobohan dan menjadi penyebab penyimpanan informasi pada CRM Anda kurang efisien.
Bahkan jika Anda telah menggunakan CRM, minta bantuan leader untuk meluangkan 30 menit waktu yang mereka miliki untuk mengajari Anda cara menggunakan CRM seefektif mungkin. Mengingat banyak CRM yang diperbarui secara berkala, mungkin ada beberapa fitur yang dapat Anda gunakan untuk menjaganya agar lebih terorganisir yang bahkan belum Anda ketahui. Sehingga Anda akan terbiasa akan hal tersebut.
2. Jadikan CRM sebagai bagian dari rutinitas Anda.
Mempertahankan sistem CRM Anda bisa sedikit membutuhkan waktu Anda, terlebih lagi di awal implementasi. Seperti, memasukkan data saat masih segar di pikiran Anda lebih baik daripada melakukannya secara maraton setahun sekali. Seberapa sering Anda memperbarui CRM Anda tergantung pada preferensi Anda. Beberapa pemilik bisnis yang bekerja dengan sejumlah besar pelanggan memperbarui entri dalam sistem mereka saat informasi baru mengalir masuk, sehingga tidak masuk melalui celah.
3. Mengotomatiskan alur kerja
Ada banyak alat yang dapat Anda gunakan guna membantu Anda mengumpulkan kontak baru dan memperbarui bidang dalam CRM Anda secara otomatis. Lebih baik lagi, mengintegrasikannya dengan alat otomatisasi pemasaran dapat membantu Anda mengotomatisasi alur kerja - seperti menindaklanjuti dengan prospek berkualitas pada basis data Anda. Semakin Anda dapat mengotomatiskan pengumpulan data dan entri untuk tim Anda, semakin sedikit kesalahan yang Anda alami dan semakin bersih data Anda.
4. Membagikan semua kelebihan CRM pada tim
Berikan anggota kunci tim Anda akses ke CRM Anda, sehingga mereka dapat mengambil manfaat dari informasi yang Anda kumpulkan dan menambahkan sendiri. Berbagi, informasi itu tentu berguna bagi tim sales di tim lainnya yang ingin menjangkau pelanggan. CRM yang baik akan menyimpan catatan riwayat atau aktivitas yang sedang berjalan pada catatan Anda. Dengan begitu, setiap orang yang memiliki akses ke data Anda dapat melihat riwayat komprehensif untuk setiap kontak dan perusahaan di basis data Anda.
5. Melakukan pembersihan data secara teratur
Bahkan jika Anda memperbarui CRM Anda secara berkala, entri duplikat mudah terjadi atau informasi menjadi sudah ketinggalan zaman. Menjaga komitmen untuk melakukan "pembenahan" rutin sebulan sekali untuk mencari informasi yang perlu diperbaiki, sehingga Anda dan tim Anda memiliki informasi andal setiap saat.
6. Tetap perbarui tugas
Banyak CRM memiliki fungsi yang memungkinkan Anda menambahkan tugas, seperti mengirim buletin atau memperbarui kontrak, jadi Anda tidak melupakannya dan tetap tepat waktu dalam penjangkauan Anda. Mengambil keuntungan penuh dari fitur-fitur seperti ini dapat membantu memastikan Anda tidak melupakan langkah-langkah penting yang akan membantu Anda menutup lebih banyak penjualan.
7. Luangkan waktu untuk menganalisis data Anda.
CRM yang baik akan lebih dari cukup untuk membantu Anda mengubah, mencari dan menganalisa informasi yang telah Anda simpan sehingga Anda memahami faktor-faktor seperti demografi basis pelanggan Anda dan kebiasaan pembelian mereka. Kenalilah fitur-fitur itu sehingga Anda dapat benar-benar menempatkan data CRM bekerja dalam strategi bisnis dan melakukan analisa sebaik mungkin.
Ilustrasi (c) Properti Sales1/Dasbor CRM Sales1