Menyepelekan manajemen waktu akan menjadi hal yang tidak baik untuk perusahaan terutama yang berkaitan dengan penjualan. Sales leader atau pimpinan perusahaan tentu menginginkan hasil penjualan yang sangat cepat. Sedangkan bagi salesperson tentu tidak ingin bekerja terlalu lama untuk satu prospek atau beberapa prospek dalam satu waktu. Oleh sebab itu, manajemen waktu harus menjadi perhatian utama bagi perusahaan untuk bisa meningkatkan keberhasilan penjualan dan pencapaian target yang ditetapkan.
Coba perhatikan, jika satu prospek menghabiskan banyak waktu, bukankah tim sales dapat kehilangan banyak kesempatan yang seharusnya bisa ia capai apabila dapat bekerja tepat waktu? Bukankah semakin banyak waktu yang terbuang akan membuat tim semakin frustasi dengan banyaknya pekerjaan yang tertunda? Dari sini, kita dapat belajar untuk mulai memperbaiki manajemen waktu di perusahaan khususnya untuk proses penjualan agar mencapai kesuksesan bersama-sama. Guna menunjang keberhasilan Anda dalam memperbaiki manajemen waktu untuk tim sales, kami akan memberikan beberapa tips berikut ini.
1. Menjadwalkan dengan prospek berdasarkan zona
Melayani prospek menjadi aktivitas penting yang harus dilakukan oleh tim sales untuk menghasilkan penjualan. Ini juga dapat menjadi proses yang paling melelahkan bagi sales representatif yang harus turun ke lapangan untuk bertemu dengan masing-masing prospek sesuai jadwal. Untuk itu, mulailah dengan memperbaiki penjadwalan berdasarkan zona dari masing-masing anggota tim sales yang Anda miliki. Misal, untuk merespon email pada awal pekan yang dapat menumpuk, Anda harus membagi tugas tersebut kepada tim agar dapat bekerja lebih singkat. Pembagian wilayah atau lokasi yang satu arah dalam setiap jadwal.
2. Membuat checklist harian
Menjabarkan semua tugas yang harus dilakukan oleh tim sales dalam setiap aktivitasnya merupakan bagian penting untuk menjaga kedisiplinan tim dalam bekerja. Menyusun daftar pasti untuk masing-masing tim dan harus diselesaikan sesuai daftar tersebut setiap hari agar tim dapat meminimalisir adanya tugas yang terbengkalai.
3. Cek email secara berkala
Saat ini sudah ada smartphone, tim Anda juga pasti memilikinya. Jadi, ingatkan tim Anda untuk selalu membuka email ketika ada waktu luang. Tidak harus selalu melihat handphone, tim dapat membuka email setidaknya 30-60 menit sekali untuk mencegah terlambatnya memberikan respon.
4. Mengelola jadwal mingguan
Lihat kembali jadwal yang diberikan oleh sales leader untuk tim sales. Jika ada sesuatu yang dianggap berbenturan atau ada hal yang dapat menyita banyak waktu, segera revisi kembali. Lumrahnya, jadwal mingguan ini dapat ditetapkan paling lambat 1 hari sebelum akhir pekan sebelumnya.
5. Menggunakan software pendukung untuk tim sales
Jika Anda merasa kesulitan untuk menentukan jadwal dan mengelola waktu untuk tim sales secara manual, Anda dapat mengubahnya dengan menggunakan software pendukung untuk tim sales. Dengan bantuan software ini pula Anda sebagai sales leader maupun tim sales dapat bekerja lebih cepat, efisien dan efektif. Contoh, dengan implementasi CRM, penjadwalan, follow up dan komunikasi dengan prospek dapat dilakukan dengan lebih terorganisir dan mencegah tim sales untuk membuang-buang waktu dalam proses penjualan.
Ilustrasi (c) Unsplash.com