Data yang disimpan di CRM Anda dapat bernilai yang besar bagi perusahaan Anda. Namun, ini ditentukan melalui penyimpanan data yang akurat untuk memaksimalkan indikator ROI, perkiraan penjualan, aktivitas keterlibatan pelanggan dan tim serta wawasan lain yang dapat digunakan untuk meningkatkan penjualan dan meningkatkan kualitas dalam menargetkan prospek dan peningkatan layanan pelanggan. Tetapi sebaliknya, jika data yang disimpan tidak teratur, tidak benaratau usang (tidak pernah diperbarui) maka itu artinya Anda sedang terjebak pada banyaknya data yang tidak berkualitas. Berukut adalah beberapa cara untuk membersihkan dan memelihara data pada akun CRM yang Anda miliki:
Mengidentifikasi dan menggabungkan akun duplikat, atau yang terdeteksi duplikasi
Menghapus akun yang tidak lagi memiliki nilai bisnis, yaitu prospek yang tidak pernah menjadi pelanggan lebih dari 4-5 tahun
Menyimpan data akun dengan konsisten
Meningkatkan akurasi data pada sistem CRM
Dari 4 poin diatas, jika kami rinci kembali, maka hasilnya akan seperti ini:
1. Mengidentifikasi duplikasi data
Untuk memulai dengan deteksi duplikasi, sistem CRM yang Anda gunakan harus bisa memiliki sistem yang terpasang didalamnya yang dapat menandai adanya kemiripan data. Hal ini akan membantu Anda untuk melihat bagaimana menyimpan data. Selain itu, sistem juga harus bisa membedakan antara duplikasi pada nama serta perusahaan pelanggan. Contoh, dari 3 nama Chandra misalkan, sistem harus bisa membedakan mana Chandra pada perusahaan A dan perusahaan B. Jika duplikasi nama pada sistem dianggap sama dan tidak dapat di simpan, tentu sistem ini gagal dalam menyaring duplikasi. Dan yang terpenting pada sistem adalah kemampuan untuk menghilangkan spasi ganda pada form nama. Karena spasi ganda dapat membuat nama yang berbeda pada sistem sehingga timbul duplikasi
2. Menghilangkan prospek yang tidak pernah melakukan pembelian
Untuk data lama yang tidak lagi memiliki nilai bisnis, kami merekomendasikan untuk menyusun kebijakan tata kelola data dan membangun proses untuk mengotomatiskan kebijakan tersebut. Kebijakan tata kelola data menentukan aturan dan regulasi tentang bagaimana pengguna CRM dapat bekerja dan berbagi data Anda. Tata kelola data yang tepat merampingkan proses dan menciptakan konsistensi untuk menjaga semua orang pada pemikiran yang sama. Setelah kebijakan tata kelola data ditetapkan, temukan alat untuk mengotomatiskan hal tersebut seperti dengan menambahkan notifikasi dan semacamnya. Ini membebaskan tim Anda dan membantu mencegah kesalahan dalam mengeksekusi data.
3. Konsistensi dalam menyesuaikan dan memperbarui data
Untuk penyelesaian data yang lebih baik, cobalah untuk mempertimbangkan dua opsi berikut:
Lihat bidang mana yang diperlukan: Pastikan bidang data yang paling penting diperlukan jika memungkinkan. Ini akan memastikan bahwa tim Anda tidak lupa untuk melengkapi bidang ini.
Membuat mekanisme untuk mengidentifikasi akun yang kurang lengkap: Ini dapat dilakukan dengan membuat laporan untuk menunjukkan nilai yang hilang dari catatan. Atau, Anda dapat mengatur skor data melalui kolom kalkulasi di CRM Anda.
4. Memelihara data akun CRM yang akurat
Akurasi akan meningkatkan kualitas daripada data CRM yang Anda miliki. Dengan menjaga data tetap baik dan akurat, maka Anda harus bisa memaksimalkan proses follow up terhadap pelanggan. Dikarenakan sistem CRM adalah sistem untuk menjalin hubungan dan komunikasi dengan pelanggan, maka Anda tidak akan bisa meningkatkan akurasi data jika tidak pernah melakukan follow up atau tidak pernah berkomunikasi dengan pelanggan. Tindakan yang dilakukan oleh tim sangat penting dalam menjaga akurasi data.
Ilustrasi (c) Unsplash.com