Kami sempat menemukan sebuah database penjualan yang disimpan pada sebuah note yang dulu sempat digunakan oleh perusahaan dalam menyimpan semua data pelanggan pada note tersebut. Sekilas ini pun membuat kami di kantor bernostalgia dengan peran database pelanggan yang pernah kami simpan dalam bentuk tradisional. Mengingat hal tersebut, tentu akan membawa kami kembali pada era di mana belum ada spreadsheet. Pastinya saat itu, kami mengalami kesulitan dalam membentuk suatu relasi data antara pelanggan yang melakukan perpindahan posisi/jabatan, pindah perusahaan dan lain sebagainya.
Dalam satu lembar catatan tersebut, kami hanya dapat menyimpan beberapa poin penting dari pelanggan seperti nama, alamat, nomor hp, email dan nomor telepon. Kami tidak bisa memuat banyak data pada note karena dapat menghabiskan banyak lembaran kertas untuk satu kontak pelanggan. Proses penjualan yang pernah dilakukan pun tidak memungkinkan bagi kami mencatatnya dalam note tersebut. Alasan utama mengapa kami tidak mengikut sertakan proses penjualan pada data kontak pelanggan adalah untuk menjaga note tersebut tetap rapi yang bertujuan agar mudah dalam melakukan pencarian pelanggan di masa depan.
Era tersebut jika dibandingkan dengan era saat ini, di mana digitalisasi data sudah menyeruak menjadi tidak lagi efektif untuk tetap dipertahankan. Tingkat akurasi data pada note menjadi tidak lagi sesuai mengingat pembaruan melalui sistem menjadikan manajemen data lebih baik bahkan untuk membantu dalam melakukan analisa dibandingkan dengan metode tradisional tersebut. Mari kembali pada era sebelum spreadsheet mulai dikenal perusahaan. Ketika data kontak yang kami simpan pada note tersebut mengalami perubahan, kami lupa untuk memperbarui karena terlalu sibuk, bisa jadi data tersebut menjadi sangat usang dan tidak terdeteksi karena semakin banyak kontak prospek dan pelanggan yang disimpan pada note tersebut.
Dalam lembaran berkas data kontak yang tersimpan pada sebuah note, kami akan membutuhkan banyak sekali media untuk penyimpanan yang dapat menambah pengeluaran bagi perusahaan. Jika terdapat 1000 pelanggan dalam satu tahun, berapa banyak rak buku yang harus disediakan untuk menyimpan data tersebut. Kemudian, bagaimana jika, pada suatu hari Anda kehilangan data pada note tersebut? Ini menjadi kerugian yang bertambah besar bagi perusahaan Anda.
Untuk itu, mulailah untuk beralih dari metode tradisional menjadi metode digitalisasi data pelanggan-pelanggan Anda. Alih fungsi dari metode penyimpanan data berupa fisik menjadi digital jauh lebih efisien untuk menunjang masa depan penjualan perusahaan serta dalam upaya menjaga hubungan dengan pelanggan. Penggunaan aplikasi CRM dalam menyimpan data kontak pelanggan serta untuk menyimpan proses penjualan maupun proses dengan prospek menjadi lebih mudah untuk dilakukan.
Proses pembaruan data pun dapat dilakukan oleh semua tim sales yang mendapatkan akses untuk mengubah data tersebut. Ketika ada proses yang tidak selesai yang dilakukan oleh tim sales pertama, tim sales kedua, ketiga dan seterusnya pun akan lebih mudah untuk meneruskan semua proses. Ini berbeda dengan penyimpanan dengan metode tradisional. Ketika catatan pelanggan dibawa oleh salah satu anggota tim sales, namun tim sales ini tidak bisa bekerja baik karena sakit atau karena libur, tim sales lain akan kesulitan untuk memeriksa data prospek/pelanggan yang seharusnya sudah bisa diproses lebih lanjut oleh anggota lain.
Kita sudah menghadapi era Industri 4.0, di mana banyak perusahaan yang sudah mulai mengadopsi digitalisasi data untuk memperbaiki hubungan dengan pelanggan serta untuk mengubah metode dalam penyimpanan data dari fisik pada suatu sistem untuk efisiensi. Selain itu, akurasi data dengan sistem digital akan lebih baik, terlebih lagi yang ditambah dengan teknologi terbaru seperti business intelligence maupun artificial intelligence.
Jadi, satu pertanyaan terakhir dari kami, apakah pada tahun 2019 ini Anda masih mau menggunakan metode tradisional dalam mengelola data-data pelanggan dan prospek?
Ilustrasi (c) Unsplash.com